Thế nào là sổ sách bảo vệ, cách ghi chép đúng đắn

Thế nào là sổ sách bảo vệ

Sổ sách bảo vệ luôn là một phần quan trọng không thể thiếu đối với những người làm công việc bảo vệ. Tùy thuộc vào mục đích và tính chất của công việc, có các sổ đặc biệt như sổ xuất nhập hàng, sổ khách, sổ báo bưu phẩm, sổ nhật ký ca (hay còn được gọi là sổ giao ca), vv. Nếu sự việc thuộc phạm vi của một sổ cụ thể, thì nó sẽ được ghi vào sổ đó. Nếu phạm vi ghi chép không nằm trong các sổ chuyên dụng, thì nó sẽ được ghi vào sổ nhật ký ca trực.

Thời điểm bắt buộc cần ghi chép vào sổ sách bảo vệ

Dưới đây là các trường hợp nhân viên bảo vệ cần ghi chép đầy đủ vào sổ sách bảo vệ:

• Khi có sự việc xảy ra trong khu vực đang được nhiệm vụ bảo vệ.
• Khi xe của lãnh đạo, xe chở khách hoặc hàng hóa ra vào khu vực.
• Khi có người đến và đi trong giờ làm việc.
• Thời điểm người lao động đầu tiên bước vào nhà máy và thời gian người cuối cùng rời đi, cần ghi lại tên và mã số nhân viên của họ.
• Khi có các sự kiện bất thường xảy ra.
• Khi phải kiểm soát số liệu và thông tin hàng hóa.
• Khi nhận được yêu cầu hoặc hướng dẫn từ khách hàng hoặc chỉ huy.
• Khi trạng thái mục tiêu thay đổi sau mỗi lần tuần tra.
• Khi phát hiện một tai nạn trong khi đi tuần tra.
• Khi ghi nhận giờ đến và đi của chỉ huy hoặc ban đến kiểm tra.

List sổ sách bảo vệ và các giấy tờ liên quan

Danh sách các loại sổ và biên bản cần thiết trong quản lý kinh doanh và an ninh

Trong quản lý an ninh, có nhiều loại sổ sách và biên bản quan trọng để đảm bảo việc quản lý tài sản và bảo vệ an toàn cho công ty. Danh sách các sổ sách và biên bản cần thiết bao gồm:

• Sổ giao ca.
• Sổ xuất – nhập kho hàng
• Sổ niêm phong (biên bản đóng và mở niêm phong)
• Sổ khách vào liên hệ người bên trong.
• Sổ đăng ký đơn vị thầu phụ vào.
• Sổ giao nhận bưu phẩm, thư báo.
• Sổ nhân công đến làm trễ, về sớm.

Ngoài ra, danh sách các biên bản quan trọng trong ca trực bảo vệ cần có gồm:

• Biên bản sự việc.
• Biên bản thu hồi vật chứng.
• Biên bản phạm pháp quả tang.
• Biên bản bàn giao người phạm tội quả tang
• Biên bản ghi chép thẻ xe, thẻ ra vào, thẻ nhân viên bị mất.

Việc giữ kỹ và sử dụng đúng các sổ sách và biên bản trên không chỉ giúp cho công ty quản lý kinh doanh và an ninh tốt hơn, mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch các sự việc phát sinh trong công ty.

Cách ghi chép sổ sách bảo vệ đúng đắn

Bạn cần chú ý những điều sau đây:

• Bạn cần viết ngắn gọn nhưng đầy đủ về những gì đã xảy ra trong ca làm việc của mình.
• Viết rõ ràng và sạch sẽ để đảm bảo tính chính xác của thông tin.
• Thời gian phải được đính kèm với mỗi sự kiện để phục vụ cho việc xác định trách nhiệm và tìm kiếm thông tin.
• Bạn cần ghi chép và quan sát đồng thời, không nên tập trung quá nhiều vào việc ghi chép mà bỏ qua khả năng quan sát.
• Trong quá trình ghi chép hàng hóa xuất nhập khẩu, bạn không được để tài xế vây quanh che khuất tầm nhìn, để đề phòng tội phạm tận dụng cơ hội đột nhập.

Các yếu tố khác nhau sẽ được áp dụng tùy thuộc vào từng loại sổ bảo vệ. Tuy nhiên, việc trình bày trình tự và cách bố trí các sổ sách bảo vệ phải được thực hiện một cách rõ ràng và cẩn thận. Điều này giúp cho người xem, bao gồm cả quản lý và khách hàng, có thể dễ dàng đánh giá tình hình và nắm bắt vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Việc thực hiện này cũng phản ánh tính chuyên nghiệp và tận tâm của nhân viên bảo vệ trong quá trình làm việc.